As of August 24, 2020, the implementation of the Decision on Amendments to the Decision on the Unified Code of Codes for Entering and Encrypting Data on Records in the Field of Labour (Official Gazette of RS, No. 101 of July 17, 2020, hereinafter: the Decision) has begun, which entered into force on 25 July 2020 and thus replaced the previous Decision on the Unified Code for Entering and Encrypting Data in Labour Records (“Official Gazette of RS”, No. 56/2018), which entered into force on 26.07. 2018, which has been applied since January 1, 2019.
The Decision prescribes a unique code of codes for entering and encrypting data in the records in the field of labour contained in the following codebooks:
1. Occupational codebook
2. Qualification level codebook
3. Country codebook
4. Municipal codebook in the Republic of Serbia
5. Code of settlements (places) in the Republic of Serbia
The provision of Article 47 of the Law on the Central Register of Compulsory Social Insurance (“Official Gazette of the RS”, No. 95/2018) stipulates that single applicants are obliged to perform the necessary data updates in the Single Database within one year from the day of the beginning of the application of the Decision.
However, this deadline was extended by the amendments to Law on the Central Register of Compulsory Social Insurance, so that the deadline for harmonization is December 31, 2020. If the submitters of the single application do not update the data by December 31, 2020, the following fines are prescribed:
• From 300,000.00 to 1,500,000.00 dinars will be fined for a misdemeanour submitter of a single application – an employer with the status of a legal entity,
• From 10,000.00 to 500,000.00 dinars will be fined for a misdemeanour submitter of a single application – entrepreneur,
• From 5,000, 00 to 150,000.00 dinars will be fined for a misdemeanour by the submitter of the single application – the employer, a natural person.
The question that often arises is whether it is necessary to harmonize the Rulebook on the organization and systematization of work and employment contracts with the new codes of occupations and levels of qualifications, there are even different interpretations and opinions. However, none of the regulations set the changes as an obligation of the employer.
In accordance with the provisions of Art. 33 paragraph 1 item 4) of the Labour Law an important element of the employment agreement is the name and description of the work that the employee should perform, which is in accordance with the job description prescribed by the Rulebook on organization and systematization. However, as the Labour Law itself does not envisage terminological harmonization of job descriptions or qualifications from the rulebook or employment agreement and data from the single application, there is no obligation to change the rulebook, and thus the annexation of the employment contract.
It is necessary to update the data in the applications of previously registered persons in the sections:
– 16. Occupation according to the workplace and
– 17. Degree of education according to the workplace,
due to changed codes used to enter and encrypt this data. The update is necessary only in the application for compulsory social insurance, which does not imply an amendment to the Rulebook on the organization and systematization of work, or employment agreements. A new Occupational Code is used to enter data in section 16, and a new Code of Levels and Types of Qualifications is used for section 17. As the same Code of Occupations and Vocational Training, according to the Decision from 1998, is still used for the data on the qualification of persons entered in section 10. in the part related to professional qualifications, this data is not necessary to update.
The occupation codebook contains occupations, not jobs. This means that it is necessary to find the code and name of the occupation that best suits the jobs and tasks that are most often performed in the workplace.
Section 16, which refers to “Occupation according to the workplace“, should contain information on the occupation that the person will perform at the workplace, according to the act on the organization and systematization of work. This data is entered by applying the Code of Occupations, which contains codes and names of occupations, so that it is necessary on the basis of job descriptions and the required education to perform them to find the occupation that best suits you. The occupational code list contains occupations classified according to classification units and descriptions of occupational groups, but not occupational descriptions. As an aid in choosing an occupation, it is necessary to find first the appropriate group (there are 10 groups with offered descriptions), and then the group (classification unit determined by the first four digits) in which such an occupation should be found
Section 17 “Degree of education according to the job” should contain information on the level and type of qualification required for work in the specified occupation, which can be found in the Codebook of levels and types of qualifications. The information on the required level and type of qualification is taken over by the employer from his act on the organization and systematization of work (regardless of the level and type of qualification available to the person with whom the employment has been contracted).
Regarding section 10, which refers to “Occupation acquired through education” and which does not need to be updated until the new Qualifications Codebook is adopted, it should contain information on the qualification possessed by a person, which can be found in the Vocational and Education Codebook (Decision on Uniform Code of Codes for Entering and Encrypting Data in Labour Records, 1998), and according to the data from the public document (diploma) that the person submitted during employment as proof that he meets the conditions for work at a specific job. If you have any questions or need additional information regarding this topic, we invite you to follow our newsletters and/ or contact Ana Popovic, ana.popovic@zslaw.rs. Partner in the employment department at the Zivkovic Samardzić law office, as well as the regular contact at the Zivkovic Samardzić law office.
ZNOKS i Odluka o Jedinstvenom kodesku šifara
Od 24. avgusta 2020. godine počela je primena Odluke o izmenama i dopunama Odluke o Jedinstvenom kodesku šifara za unošenje i šifriranje podataka o evidencijama u oblasti rada (Službeni glasnik RS, broj 101 od 17. jula 2020. Godine u daljem tekstu: Odluka) koja je stupila na snagu 25. jula 2020. godine i time zamenila prethodnu Odluka o jedinstvenom kodeksu za unošenje i šifriranje podataka u evidencijama u oblasti rada (“Sl. glasnik RS”, br. 56/2018) koja stupila je na snagu 26.07.2018. godine, a koja se primenjivala od 01. januara 2019. godine.
Odluka propisuje jedinstveni kodeks šifara za unošenje i šifriranje podataka u evidencijama u oblasti rada sadržanih u sledećim šifarnicima:
- Šifarnik zanimanja
- Šifarnik nivoa kvalifikacija
- Šifarnik država
- Šifarnik opština u Republici Srbiji
- Šifarnik naselja (mesta) u Republici Srbiji
Odredbom člana 47. Zakona o centralnom registru obaveznog socijalnog osiguranja (“ Sl. glasnik RS“, br. 95/2018 – u daljem teksu: ZCROSO) propisano je da su podnosioci jedinstvene prijave dužni da u roku od dve godine od dana početka primene Odluke u Jedinstvenoj bazi izvrše potrebna ažuriranja podataka.
Međutim, ovaj rok je produžen izmenama i dopunama ZCROSO, tako je da rok za usklađivanje 31.12.2020. godine. Ukoliko podnosioci jedinstvene prijave do 31. decembra 2020. godine ne izvrše ažuriranje podataka, propisanu su sledeće novčane kazne:
- Od 300.000,00 do 1.500.000,00 dinara kazniće se za prekršaj podnosilac jedinstvene prijave – poslodavac sa svojstvom pravnog lica,
- Od 10.000,00 do 500.000,00 dinara kazniće se za prekršaj podnosilac jedinstvene prijave – preduzetnik,
- Od 5.000,00 do 150.000,00 dinara kazniće se za prekršaj podnosilac jedinstvene prijave – poslodavac fizičko lice.
Često se postavlja pitanje da li je potrebno da se Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova i ugovori o radu usklade sa novim šifaricima zanimanja i nivoa kvalifikacija, čak postoje i različita tumačenja i mišljenja. Međutim, nijednim propisom izmena istih nije postavljena kao obaveza poslodavca.
U skladu sa odredbama čl. 33 stav 1 tačka 4) ZOR bitan element ugovora o radu je i naziv i opis posla koje zaposleni treba da obavlja, a koji je u skladu sa opisom poslova propisanih Pravilnikom o organizaciji i sistematizaciji. Međutim, kako sam ZOR ne predviđa terminološku usklađenost opisa poslova odnosno kvalifikacija iz pravilnika odnosno ugovora o radu i podataka iz jedinstvene prijave, nema ni obaveze izmene pravilnika, a samim tim ni aneksiranja ugovora o radu.
Potrebno je ažurirati podatke u prijavama ranije prijavljenih lica u rubrikama:
- 16. Zanimanje prema radnom mestu i
- 17. Stepen stručne spreme prema radnom mestu,
zbog promenjenih šifarnika koji se koriste za unos i šifriranje ovih podataka. Ažuriranje je neophodno samo u prijavi na obavezno socijalno osiguranje, a što ne podrazumeva i izmenu Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji poslova, niti ugovora o radu. Za unošenje podataka u rubriku 16. koristi se novi Šifarnik zanimanja, a za rubriku 17. koristi se novi Šifarnik nivoa i vrsta kvalifikacija. Kako se za podatak o kvalifikaciji lica koji se unosi u rubriku 10. Zanimanje stečeno školovanjem, i dalje koristi isti Šifarnik zanimanja i stručne spreme, po Odluci iz 1998. godine, i to u delu koji se odnosi na stručne spreme, ovaj podatak nije neophodno ažurirati.
Šifarnik zanimanja sadrži zanimanja, a ne radna mesta. To znači da je neophodno pronaći šifru i naziv zanimanja koje u najvećoj meri odgovara poslovima i zadacima koji se najčešće obavljaju na radnom mestu.
Rubrika 16., koja se odnosi na „Zanimanje prema radnom mestuˮ treba da sadrži podatak o zanimanju koje će lice obavljati na radnom mestu, prema aktu o organizaciji i sistematizaciji poslova. Ovaj podatak se unosi primenom Šifarnika zanimanja, koji sadrži šifre i nazive zanimanja, tako što je neophodno na osnovu opisa poslova radnog mesta i zahtevanog obrazovanja za njihovo obavljanje pronaći zanimanje koje u najvećoj meri odgovara. Šifarnik zanimanja sadrži zanimanja razvrstana prema klasifikacionim celinama i opise grupa zanimanja, ali ne i opise zanimanja. Kao pomoć prilikom izbora zanimanja, potrebno je pronaći najpre odgovarajuću grupu (postoji 10 grupa sa ponuđenim opisima), a zatim i skupinu (klasifikacionu celinu određenu sa prve četiri cifre) u kojoj bi takvo zanimanje trebalo da se nađe, a potom birate neko od približnih zanimanja koje bi prema nazivu moglo da podrazumeva srodne poslove i zadatke onima koji se obavljaju na posmatranom radnom mestu koje treba da šifrirate.
Rubrika 17. “Stepen stručne spreme prema radnom mestu” treba da sadrži podatak o nivou i vrsti kvalifikacije koji je potreban za rad u naznačenom zanimanju, a koji se pronalazi u Šifarniku nivoa i vrsta kvalifikacija. Podatak o potrebnom nivou i vrsti kvalifikacije poslodavac preuzima iz svog akta o organizaciji i sistematizaciji poslova (bez obzira na nivo i vrstu kvalifikacije kojim raspolaže lice sa kojim je ugovoreno zapošljavanje).
Što se tiče rubrike 10 koja se odnosi na „Zanimanje stečeno školovanjemˮ i koju nije neophodno ažurirati, dok se ne usvoji novi Šifarnik kvalifikacija, treba da sadrži podatak o kvalifikaciji koju poseduje lice, koji se pronalazi u Šifarniku zanimanja i stručne spreme (Odluka o Jedinstvenom kodeksu šifara za unošenje i šifriranje podataka u evidencijama u oblasti rada, iz 1998. godine), a prema podacima iz javne isprave (diplome) koju je lice priložilo prilikom zapošljavanja kao dokaz da ispunjava uslove za rad na konkretnom radnom mestu.
Ako imate bilo kakva pitanja u vezi sa ovom temom, budite slobodni da kontaktirate Anu Popović: ana.popovic@zslaw.rs, partnera u advokatskoj kancelariji Živković Samardžić ili Vašu redovnu kontakt osobu u advokatskoj kancelariji Živković Samardžić.