On January 24, 2020, the National Assembly of the Republic of Serbia adopted the Law on Archival Material and Archival Activities (“Official Gazette of the Republic of Serbia”, No. 6/2020) (hereinafter: Law), which will come in force on February 2, 2021.
The Law regulates the system of protection of archival material and documentary material, conditions, and manner of use of archival material, organization, competence, and activity of archives in the Republic of Serbia.
The Law defines archival material as documentary material that is permanently kept, is selected original, and in the absence of original, any reproduced form of document or record created by the work and activities of state bodies and organizations, bodies of territorial autonomy and local governments, institutions, public companies, holders of public authority, companies, entrepreneurs, persons performing registered activities, religious communities, as well as other legal or natural persons, and are of permanent importance for culture, art, science, education and other social areas, regardless of when and where they were created, and whether they are located in institutions for the protection of cultural goods, and regardless of the form and medium of the record on which they are preserved.
The creator of archival material and documentary material is a legal or natural person whose activities create archival material and documentary material (hereinafter: Creator) and the holder of archival material and documentary material is the holder of rights to archival material and documentary material or any other (legal or natural) person who, in any way and on any basis, has a possession over it (hereinafter: Holder).
Creator and Holder are obliged to conscientiously keep the archive material and documentary material, in an orderly and safe condition in the form in which they were created.
Creator and Holder that are a legal entity are obliged to:
- provide adequate space and equipment for the storage and protection of archival material and documentary material;
- appoint a responsible expert for the protection of archival material and documentary material and the handling of archival material and documentary material;
- record, mark, classifies, date and archive archival material and documentary material;
- submit archival material to the competent archive under the conditions and within the deadlines provided by the Law;
- ensure the permanent storage of archival material in electronic form, its maintenance, migration, i.e., transfer to new media in the prescribed formats until the submission of archival material in electronic form to the competent public archive;
- keep an archive book in the prescribed form.
The Law prescribes misdemeanor liability with the envisaged fines in the amount of 50,000 to 2,000,000 dinars for a legal entity and in the amount of 5,000 to 150,000 dinars for a responsible person in a legal entity.
Should you have any questions regarding this matter, follow our publications and/or contact Igor Živkovski, Živković Samardžić Partner, or any of your regular contacts at Živković Samardžić.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti u primeni od 2. februara 2021. godine
Dana 24. januara 2020. godine Narodna skupština Republike Srbije usvojila je Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Službeni glasnik Republike Srbije”, br. 6/2020) (u daljem tekstu: Zakon), koji počinje sa primenom dana 2. februara 2021. godine.
Zakonom se uređuje sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.
Zakon definiše arhivsku građu kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani.
Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal (u daljem tekstu: Stvaralac), a imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po bilo kojem osnovu ima državinu nad njom (u daljem tekstu: Imalac).
Stvaralac i Imalac dužni su da savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.
Stvaralac i Imalac koji su pravno lice dužni su da:
- obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- odrede odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
- evidentiraju, označavaju, klasifikuju, datiraju i arhiviraju arhivsku građu i dokumentarni materijal;
- predaju arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim Zakonom;
- osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
- vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu.
Zakon propisuje prekršajnu odgovornost sa predviđenim novčanim kaznama u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice, odnosno u iznosu od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
Ako imate pitanja u vezi sa ovom temom, pratite naše objave i/ili kontaktirajte Igora Živkovskog, partnera u advokatskoj kancelariji Živković Samardžić, ili Vašu osobu za redovan kontakt u advokatskoj kancelariji Živković Samardžić.